Come firmare un documento PDF

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Da quando la firma digitale ha acquisito un valore legale anche in Italia, ti trovi spesso a firmare dei documenti di lavoro sul computer usando un programma per i PDF commerciali, di quelli che costano un mucchio di soldi. Ma come ti comporti quando hai l’urgenza di firmare un documento elettronico e non hai il PC dell’ufficio a portata di mano? Inizi ad imbufalirti e aspetti il giorno dopo? Beh, sappi che non dovrai farlo più.

Se le cose stanno proprio in questo modo, sono lieto di informarti che, grazie alle mie conoscenze legate al mondo della tecnologia, sono in grado di darti una mano nel tuo intento. Considerando che devi svolgere un importante compito, vuoi avere la certezza di non sbagliare e non perdere del tempo. Con la guida che stai per leggere, voglio infatti indicarti alcune soluzioni gratuite su come firmare un documento PDF. Sarà infatti possibile per te utilizzare alcuni software per PC e Mac ma ti dirò anche di più. Grazie all’evoluzione tecnologia sono stati sviluppati alcuni strumenti online in grado di svolgere questa operazione. Inoltre, ritrovandoti in un’epoca dove lo smartphone convive ora dopo ora insieme a te, potrai firmare i tuoi PDF anche tramite il tuo dispositivo mobile.

In questo modo, quello che dovrai fare è soltanto tenere sempre con te il file immagine della tua firma digitale oppure disegnarla sul momento, così da poter firmare i tuoi PDF anche quando non sei in ufficio, senza dover per forza rimandare quest’importante operazione ad un altro momento. Sei pronto a seguire questa guida insieme a me? Ti auguro una buona lettura.

Adobe Acrobat Pro DC e Adobe Reader (Windows/macOS)

Tra i programmi più famosi e completi per la gestione dei tuoi PDF, che danno la possibilità di applicare una firma digitale al suo interno, ti consiglio di scaricare Adobe Acrobat Pro DC, disponibile a pagamento sia per i sistemi Windows che per quelli macOS. Ti farà però piacere sapere che questo programma è disponibile anche in una versione di valutazione della durata di 7 giorni, che ti permetterà di esaminare tutte le sue principali caratteristiche. Se invece hai la necessità di un programma completamente gratuito, allora il mio consiglio ricade su Adobe Reader, disponibile anch’esso su entrambi i sistemi operativi Windows e macOS.

Anche se in passato questi programmi erano leggermente differenti, adesso sono abbastanza simili. La versione gratuita Adobe Reader possiede solo alcune limitate funzionalità, principalmente di apertura, lettura e firma dei file PDF. Adobe Acrobat Pro DC ha in più la possibilità di modificare i file PDF in ogni loro parte, includendo la possibilità di progettazione avanzata di un PDF. In ogni caso, entrambi i programmi ti daranno la possibilità di aggiungere una firma digitale sia attraverso un file immagine sia disegnandola a mano libera. Ti incuriosisce, vero? Bene, allora prosegui con la lettura, così da spiegarti come procedere a scaricare e installare questi due programmi.

Innanzitutto, se vuoi scaricare Adobe Acrobat Pro DC (versione di valutazione) dovrai aprire il sito Web ufficiale del produttore. Noterai un pulsante Vai su cui dovrai fare clic, che ti rimanderà ad una pagina dove dovrai inserire l’indirizzo email e la password del tuo account Adobe ID. Se non ne possiedi uno, fai clic su Crea un Adobe ID, che si trova poco più in basso. Effettuato quindi il login, ti si aprirà una pagina che ti permetterà di scaricare il file acrobatproDC_XXX.exe (Windows) o acrobatproDC_XXX.dmg (macOS), ovviamente in base al sistema operativo da cui stai accedendo. Sul tuo computer avrai quindi scaricato il file che ti permetterà di procedere con il processo di installazione e poter quindi utilizzare Adobe Acrobat Pro DC.

Se vuoi invece affidarti alla soluzione gratuita Adobe Reader, dovrai raggiungere questo link e fare clic sul pulsante giallo Installa adesso, che troverai in basso a destra. In quanto partner con altre aziende, Adobe ti proporrà il download di software aggiuntivi; se non desideri installarli, disattiva tutte le caselle che trovi in quella pagina, così da procedere al download del solo Adobe Reader e quindi procedere con la sua installazione.

Adesso avvia il programma (Adobe Reader o Adobe Acrobat Pro DC) attraverso la sua icona che troverai sul tuo Desktop (o Launchpad) e, nella schermata principale del programma dalla barra di menu in alto, fai clic su File > Apri, così da poter selezionare e quindi aprire il tuo file. In alternativa puoi semplicemente fare doppio clic sul file PDF, così da aprire automaticamente il programma appena installato, in quanto questo ha appena associato i file con estensione PDF.

Per firmare il tuo documento PDF, fai clic sulla tab del menu in alto Strumenti e, scorrendo verso il basso l’elenco delle funzionalità, fai clic sul pulsante Compila e firma (simbolo di una matita). Troverai questa funzionalità di firma dei documenti anche nel menu che si trova a destra dello schermo.

Per procedere con l’applicazione della firma digitale, nella barra di menu orizzontale, vedrai al centro un pulsante Firma. Facendo clic su di esso, ti apparirà un menu contestuale che ti chiederà se vuoi aggiungere le tue iniziali (Aggiungi iniziali) oppure se vuoi aggiungere una firma per esteso (Aggiungi firma).

Seleziona quindi Aggiungi firma, così da far apparire una schermata per inserire la firma digitale. Potrai quindi semplicemente inserire la firma digitando sulla tastiera il tuo nome e cognome (tab Digita), oppure disegnarla a mano libera utilizzando il tuo mouse (tab Disegna); se invece possiedi un file immagine contenente la tua firma, fai clic sulla tab Immagine.

Nel caso tu avessi deciso di optare per quest’ultima possibilità, seleziona la tab Immagine e seleziona il file che contiene la tua firma, tramite la finestra di esplorazione che si è appena aperta. Fai clic sulla casella Salva firma, se vuoi utilizzarla anche in futuro. Premi sul tasto Applica, così da tornare alla schermata principale che ti mostra il tuo documento PDF e muovi il mouse per scegliere la posizione dove applicare la firma; fai quindi clic con il tasto sinistro del tuo mouse per confermare la posizione.

Se hai seguito questa mia procedura, avrai quindi firmato il tuo documento PDF. Non ti resta che salvare il tuo lavoro, premendo sul pulsante a forma di un dischetto in alto a sinistra.

Funzionalità nativa di iOS e macOS

Se possiedi un computer con macOS o un dispositivo mobile con iOS, puoi firmare i tuoi documenti senza l’installazione di alcun software aggiuntivo. Potrai però firmare i tuoi documenti a mano libera, quindi non ti è possibile applicare firme provenienti da file immagini.

Firmare un documento PDF su iPhone e iPad con Anteprima

Come prima cosa, apri il documento PDF che si trova nel tuo dispositivo con iOS tramite la funzionalità di visualizzazione Anteprima. Adesso, fai tap sull’icona con la punta di un pennarello per attivare la modalità di modifica del documento. Fai tap adesso sul simbolo (+) che si trova in basso e seleziona la voce Firma. Ti apparirà una finestra dove dovrai tracciare con il tuo dito la tua firma. Quando avrai finito, fai tap su Fine.

La tua firma apparirà sul tuo documento e potrai spostarla dove vuoi, trascinandola con il tuo dito. Adesso fai tap su Fine in alto a sinistra per chiudere e salvare il documento firmato che potrai condividere dove vuoi o inviarlo per email.

Firmare un documento PDF su macOS con Anteprima

Il procedimento su macOS è simile a quello su iOS, ma con qualche piccola differenza. Ti servirà innanzitutto un trackpad o una fotocamera iSight per eseguire questo procedimento.

Apri il tuo documento PDF, così da visualizzarlo con l’app Anteprima. Adesso fai clic sul pulsante con l’icona con la punta di un pennarello così da far apparire una nuova barra dei menu orizzontale. Scegli adesso il simbolo della firma e scegli fra Trackpad o Camera. Ti consiglio la prima opzione per essere più veloce. Dopo aver immesso la tua firma, conferma e posiziona la firma all’interno del documento.

Adobe Fill & Sign (iOS/Android)

Se cerchi un’app affidabile e senza limitazioni che ti permetta di poter firmare un tuo documento PDF, ti consiglio allora l’app Adobe Fill & Sign, disponibile in modo completamente gratuito sia su iOS tramite App Store, che su Android tramite Play Store.

L’app sui due sistemi risulta un po’ differente, sebbene all’apparenza uguali: mentre sui dispositivi iOS puoi applicare la firma dei documenti tracciandola con il dito sullo schermo oppure inserimento un file immagine, sui dispositivi Android puoi solo tracciarla manualmente. Se hai bisogno quindi delle funzionalità di aggiunta di file immagini per la firma su Android, ti consiglio di saltare direttamente al paragrafo successivo, dove ti parlerò di un’altra app completa per Android.

Scarica l’app sul tuo dispositivo utilizzando i link agli Store che ti ho fornito. Fai tap sul pulsante Apri per poter iniziare ad utilizzare l’applicazione. Tocca lo schermo in prossimità dell’icona di un foglio con il simbolo (+) e scegli come importare il tuo file PDF sull’applicazione. Potrai navigare nelle cartelle del tuo dispositivo (Browser dei file su iOS/Da file PDF su Android), oppure selezionare un’immagine della tua galleria foto (Rullino su iOS/Da libreria foto su Android) oppure potrai scattare una foto sul momento di un documento (Scatta foto). Solo su dispositivi iOS è possibile anche importare i documenti PDF da un URL, da un allegato email oppure da una ricerca sul Web. Se ti appare una finestra per l’accesso alla memoria del tuo dispositivo o alla fotocamera, acconsenti.

Dopo aver importato il tuo documento PDF su Adobe Fill & Sign, dovrai procedere con la firma. Fai tap sull’icona con il simbolo della punta di una penna stilografica e seleziona Crea iniziali oppure Crea firma. Fai tap su quest’ultima voce e una nuova finestra ti apparirà, permettendoti di inserire la tua firma digitale.

Puoi quindi adesso inserire la tua firma con la semplice traccia del tuo dito sullo schermo oppure scegliere una delle due funzionalità in basso a destra (solo su iOS): l’icona con il simbolo della fotocamera ti permetterà di aggiungere una firma da una foto scattata sul momento con il tuo dispositivo iOS; l’icona con il simbolo di un’immagine, ti permetterà invece di ricercare l’immagine della tua firma da poter applicare al tuo documento PDF. In entrambi i casi, una volta scattata la foto o selezionato il file immagine, ti verrà presentato un riquadro per selezionare l’area dove è presente la firma e poi dovrai fare tap su Fine.

Su Android, dopo aver eseguito tutti i passaggi precedentemente indicati, premi ancora su Fine e rifai tap sul simbolo della punta di una penna stilografica e seleziona la firma appena creata. Muovila con il tuo dito nella posizione che preferisci. Fatto ciò, premi sulla freccia che punta verso sinistra (Indietro) per salvare il documento. Su iOS invece premi su Fine e muovi il tuo dito sullo schermo per scegliere la posizione dove applicare la firma. Premi quindi su Fine oppure usa il pulsante di Condivisione per esportare il tuo documento firmato.

Adobe Acrobat Reader (Android/iOS)

Esiste un’altra app gratuita , sempre realizzata da Adobe, che ti permette di firmare i tuoi documenti PDF: Adobe Acrobat Reader, disponibile su Android (Play Store) e su iOS (App Store). Quest’app supporta la firma sia con traccia del dito sullo schermo sia con file immagine.

Il primo passo da compiere è scaricare l’app sul tuo dispositivo Android o iOS, attraverso i link che ti ho indicato. Dopo che l’avrai installata, fai tap sul pulsante Apri.

Per aprire il tuo documento PDF, fai tap in alto a sinistra sul simbolo con una casa e fai tap su Documenti. Adesso fai tap sulla tab Locali per visualizzare i PDF presenti sul tuo dispositivo. Se non trovi quello che cerchi, su Android fai tap sulla tab Recenti e poi sul pulsante con il simbolo di una cartelletta, per poter esplorare le cartelle sul tuo dispositivo; su iOS fai tap sulla dicitura in alto Locali e seleziona la voce Altri Percorsi > Sfoglia. Se il tuo documento è in cloud su Dropbox, fai tap sulla tab Dropbox. Se possiedi un account Adobe ID e il tuo file si trova nel suo cloud, puoi fare tap sulla tab Document Cloud. Adesso è il momento di applicare la tua firma digitale al documento PDF.

Fai tap sull’icona con il simbolo di un fumetto che si trova nella barra in basso, così da poter attivare lo strumento Commento. Fai quindi tap sull’icona con il simbolo di una penna stilografica. Se usi un dispositivo Android, come passaggio in più ti verrà richiesto di toccare lo schermo del tuo dispositivo nella sezione del tuo documento dove vuoi inserire la firma digitale.

Come già visto anche nella precedente app Adobe FIll & Sign, anche qui dovrai tracciare con il tuo dito la firma oppure utilizzare le due icone in basso: l’icona con il simbolo fotocamera o quella con il simbolo di un’immagine.

Scegliendo la prima, puoi utilizzare la fotocamera del tuo dispositivo per scattare una foto alla firma che si trova per esempio su un tuo documento cartaceo. Dalla foto scattata, potrai ritagliare la sezione dove è presente la firma con l’apposito riquadro. Se vuoi inserire invece la firma da un’immagine, fai tap sull’icona con il simbolo di un’immagine. Dopo averla selezionata, dovrai evidenziare l’area dove è presente la firma.

A prescindere dal modo in cui hai acquisito l’immagine della firma, premi su Fine per vedere l’anteprima della tua firma. Fai tap nuovamente su Fine e poi anche sull’icona della penna stilografica. Seleziona la tua firma e fai tap sullo schermo nella posizione del tuo documento dove vuoi applicarla. Su Android quest’ultimo procedimento non ti verrà richiesto, poiché la posizione è stata da te scelta prima di creare la firma digitale. Ti basterà quindi soltanto premere Fine per completare l’operazione d’inserimento della firma digita.

SmallPDF (Online)

Se non vuoi o non puoi installare alcun programma o applicazione sui tuoi dispositivi attualmente in uso, allora non preoccuparti, posso lo stesso aiutarti. Ti consiglio SmallPDF, un strumento online gratuito che ti permette di firmare i tuoi documenti PDF a mano libera oppure attraverso un’immagine. Puoi raggiungerlo dal suo sito ufficiale, tramite browser.

Apri il link ti ho fornito e fai clic sul riquadro di colore fucsia che ha al suo interno la dicitura Drop PDF here. Tramite la finestra che si aprirà, potrai cercare e selezionare il documento PDF che si trova sul tuo dispositivo. In alternativa puoi fare clic su una delle icone a lato From Dropbox oppure From Google Drive, per poter importare i file PDF che vuoi firmare direttamente da questi famosi servizi di cloud.

Seleziona quindi il tuo documento PDF e ti apparirà una schermata nella quale dovrai scegliere la modalità di inserimento della firma digitale. Potrai scegliere se inserirla disegnando con il tuo trackpad o mouse (tab Draw) oppure tramite un file immagine (tab Upload); mentre attraverso la tab Camera potrai scattare una fotografia attraverso la fotocamera del tuo dispositivo.

Dopo che avrai utilizzato uno dei metodi sopra indicati, la tua firma digitale sarà provvisoriamente memorizzata e potrai posizionarla all’interno del tuo documento PDF. Fai clic sul pulsante in alto Place signature e poi fai clic sull’immagine della tua firma, per inserirla nel documento. Potrai comunque spostarla all’interno del tuo documento, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse su di essa e trascinandola con il tuo mouse o trackpad. Fai clic su Apply e poi su Download file now così da scaricare una copia del tuo documento firmato in formato PDF.

Se vuoi invece effettuare l’upload direttamente su Google Drive o su Dropbox, puoi utilizzare le icone di questi due servizi che troverai nella stessa schermata.

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