Come leggere e cancellare le proprie email senza scaricarle sul proprio computer

Per lavoro sei costretto a utilizzare un programma di posta elettronica aziendale che consideri davvero preistorico. Questo programma, infatti, non fa altro che intasare la memoria del tuo computer riempiendola con tutte le email e gli allegati scaricati. Sei davvero stufo di questa situazione e vorresti fare qualcosa per migliorare il tuo lavoro ai fini di snellirlo, a cominciare dalla posta elettronica.

Beh, se le cose stanno effettivamente così, posso immaginare la tua frustrazione, ti capisco benissimo. Fai bene a voler agire e a voler cambiare questa situazione ed è proprio per questo motivo che desidero aiutarti.

Ciò di cui avresti bisogno, in questo caso specifico da me immaginato o comunque in un caso simile, è un servizio che ti permetta di leggere e cancellare le email senza scaricarle sul computer. Ormai la tecnologia ha fatto passi da giganti e ciò di cui ti ho appena parlato è assolutamente possibile. Sei impaziente di saperne di più e vorresti sapere come risolvere questo tuo problema con la tecnologia? D’accordo allora mettiti seduto comodo e dedicati alla lettura di questo tutorial. Ti auguro un buon lavoro.

Indice:

Che cos’è il protocollo IMAP

Come verificare PEC

Quando hai necessità di interagire con la tua posta elettronica, hai diverse possibilità tra cui puoi banalmente accedere alla Webmail, così da visualizzare direttamente da browser i messaggi che sono giunti nella tua casella di posta. In alcuni casi, però, è più conveniente utilizzare delle app sul proprio dispositivo oppure software sul proprio PC i quali avvisano ogni volta che si riceve un nuovo messaggio, senza doversi interfacciare alla posta tramite browser.

Esistono due protocolli per l’interazione con la posta elettronica tramite software: IMAP e POP3. I due protocolli sono simili, perché ti permettono entrambi di leggere e cancellare la posta elettronica, ma in realtà sono molto differenti.

Il protocollo POP3 scarica i messaggi e gli allegati ricevuti direttamente sul tuo dispositivo, cancellandoli dal server (generalmente). Ciò impedisce quindi che, accedendo alla posta da Webmail o da un altro dispositivo, tu possa leggere i messaggi, in quanto già scaricati sul dispositivo che ha prima effettuato la sincronizzazione.

Il protocollo IMAP, invece, agisce in modo differente: consente al client di posta elettronica di sincronizzarsi con il server senza che il messaggio venga scaricato o archiviato sul tuo dispositivo. In questo modo puoi accedere al server di posta elettronica da diversi dispositivi, senza il rischio di non trovare i messaggi ricevuti.

In realtà il download avviene comunque, ma non dell’intero messaggio. Viene infatti scaricata nella cache (memoria temporanea) del client di posta elettronica una copia dell’informazione del messaggio ricevuto, così che tu possa visualizzarla a schermo (può essere la sola intestazione oppure anche il corpo del messaggio) Concettualmente parlando, non è però un download vero e proprio della posta elettronica, così come avviene invece per il protocollo POP3.

In questa mia guida ti parlerò quindi di alcuni software che puoi utilizzare per configurare la tua posta elettronica con protocollo IMAP, in modo da gestirla in un modo più rapido rispetto all’utilizzo con protocollo POP3.

Software per leggere la posta elettronica in IMAP

Prima di procedere alla visione dei programmi che ti consiglio di utilizzare per gestire le tue email senza scaricarle sul tuo computer, ti consiglio di verificare i valori che dovrai inserire nei campi IMAP e SMTP del tuo servizio di posta elettronica. Questi valori puoi trovarli contattando il tuo provider di posta elettronica o visitando le pagine dedicate alla configurazione della posta elettronica su app e software.

Se non dovessi trovare i parametri del server IMAP e SMTP della tua posta elettronica, puoi provare a effettuare una ricerca sul tuo motore di ricerca preferito, inserendo come termine il nome del servizio, seguito dalla parola IMAP e/o SMTP. Puoi ad esempio cercare gmail IMAP oppure outlook IMAP.

Ti elenco qui di seguito le pagine dedicate alla configurazione di alcuni servizi più diffusi di posta elettronica:

Quando avrai scaricato e installato uno dei software che ti elencherò qui di seguito, ti verrà richiesto, all’apertura del programma, di aggiungere un account. Segui quindi le procedure a schermo che ti richiederanno l’inserimento delle credenziali di accesso alla tua posta elettronica (come indirizzo email e password) e alcuni parametri di configurazione, come il server IMAP e SMTP.

Microsoft Outlook (Windows/macOS/Mobile)

Microsoft Outlook è un software presente all’interno del pacchetto Microsoft Office e permette di gestire i contatti e il calendario ma anche la posta elettronica di Outlook, oltre che quella di terze parti.

Viene distribuito a pagamento per i dispositivi Windows e macOS, ma è possibile però scaricare la versione gratuita per i dispositivi mobili con sistema operativo Android, iOS. Puoi anche utilizzare l’app gratuita Posta e Calendario, disponibile sia su Windows 10 Mobile che su Windows 10.

Essendo un programma a pagamento, puoi nell’eventualità decidere di effettuare il periodo di prova per testarne le funzionalità. Microsoft Outlook gestisce la posta in uscita in SMTP e in entrata sia in IMAP che in POP3. Se hai bisogno di maggiori informazioni, puoi consultare la mia guida su come configurare Outlook.

Mozilla Thunderbird (Windows/macOS/Linux)

Un ottimo software gratuito per la gestione della posta elettronica è Mozilla Thunderbird. Il suo punto di forza è il supporto alle estensioni le quali permettono di personalizzare e ampliare le funzionalità di questo programma. Puoi scaricarlo e installarlo dal sito Web ufficiale sia per i dispositivi con Windows e anche su quelli con macOS e Linux.

Se l’interfaccia di Mozilla Thunderbird non è di tuo gradimento, puoi decidere di scaricare uno dei tantissimi temi disponibili gratuitamente. Puoi sfogliare i temi per questo software facendo clic su questo link.

Mozilla Thunderbird permette di gestire la posta elettronica sia in POP3 che in IMAP. Nel caso in cui tu abbia qualche problema nell’associare il tuo account di posta elettronica tramite Mozilla Thunderbird, ti consiglio allora di leggere la mia guida dedicata a questo programma.

MailBird (Windows)

Tra i software per la gestione della posta elettronica che ti consiglio di utilizzare vi è MailBird che considero davvero ottimo per via della sua interfaccia utente moderna.

Questo software ha diversi punti di forza tra cui anche la possibilità di integrarsi con diversi servizi esterni. Giusto a titolo di esempio, questo client di posta elettronica offre il supporto a strumenti integrati per gestire servizi come per esempio Google Calendar.

MailBird è inoltre un ottimo software per via della sua estrema semplicità di utilizzo oltre che per la presenza di funzionalità avanzate. Parlando anche dei difetti di questo client bisogna specificare come alcune funzioni siamo riservate soltanto all’acquisto della versione a pagamento il cui costo è di 12 euro all’anno per la versione Pro.

Interessante è però la possibilità di acquistare questo utile software nella versione Lifetime e cioè con un pagamento in un’unica soluzione. In questo caso il prezzo è di 39 euro.

AirMail (macOS/iOS)

Un software alternativo all’applicazione Mail di Apple è AirMail, client di posta elettronica dedicato ai possessori di un computer Apple.

In questo caso si tratta di un famoso software per la gestione della posta elettronica che supporta tutti i principali servizi di posta elettronica come Gmail, iCloud, Outlook e Yahoo Mail: può essere quindi anch’esso essere utilizzato per la configurazione tramite protocollo POP3 o IMAP.

Tra i suoi punti di forza vi è la presenza di un’interfaccia utente immediata e il supporto a servizi esterni come per esempio Google Drive o Dropbox. In particolar modo può essere anche utile per l’integrazione con i calendari e i promemoria di macOS per gestire, oltre la posta, anche gli impegni giornalieri.

Forte delle sue recensioni estremamente positive su Mac App Store e su App Store, AirMail è quindi un ottimo programma per la gestione della posta elettronica. Attenzione però perché purtroppo non è gratuito: il suo costo è di 10,99 euro su Mac e di 4,99 euro per la sua versione mobile per iPhone e iPad.

Come leggere e cancellare le email senza scaricarle da Web

Come creare account Gmail

Come già anticipato, il metodo più semplice per leggere e cancellare le email senza scaricarle è quello che non richiede l’installazione di alcun software. Sto parlando della possibilità di visitare la propria casella di posta elettronica tramite Web.

Inoltre è da tenere assolutamente in considerazione che alcuni servizi di posta elettronica permettono anche di visualizzare l’allegato direttamente da browser, senza necessità di effettuare alcun download. Ne è un esempio il servizio di posta elettronica di Microsoft (Outlook.com) o di Google (Gmail).

Inoltre ti consiglio di verificare se esiste un’app per il tuo dispositivo sviluppata dallo stesso gestore di posta elettronica, che ti permette di accedere alla tua posta e gestire tutti i messaggi ricevuti. In questo modo non ti verrà richiesta alcuna configurazione particolare, se non le tue sole credenziali, in quanto l’app è già configurata.

Tra alcuni tra i più famosi e apprezzati servizi di posta elettronica che puoi utilizzare direttamente da Web vi sono Outlook.comGmail.comYahoo.com e  iCloud.com.

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